De RCA methode is vooral een andere manier van denken en een systematische aanpak. Probleemanalyse begint met een team dat onbevooroordeeld naar het probleem kan kijken en kennis en kunde van het probleemgebied heeft.
De eerste actie is het verzamelen en ordenen van alle feiten over het kwaliteitsprobleem. Hierbij hoort niet alleen wat al gedocumenteerd is, maar ook het vastleggen van de situatie en interviewen van de betrokkenen.
Alle feiten worden vastgelegd in een chronologische reconstructie van alle gebeurtenissen voorafgaand aan het optreden van het probleem. Uiteindelijk wordt een oorzakenboom opgesteld waarin alle causale verbanden vastgelegd worden. De boom is een voor iedereen inzichtelijke weergave hoe het probleem is ontstaan. Het maakt bovendien aantoonbaar (bewijslast) wat de echte oorzaken zijn. De overtuigingskracht om mensen en middelen aan te wenden voor het realiseren van verbeteringen is daarmee ijzersterk.